Mit Normdaten die Erschließung von Archivalien verbessern

Projekt „Hands-on Normdaten!“ der Generaldirektion der Staatlichen Archive Bayerns am Staatsarchiv Bamberg wird von NFDI4Memory gefördert.

Informationen über Personen oder Orte zielgerichtet, schnell und eindeutig auffinden – das ist der  Mehrwert von Normdaten. Normierte Daten über Personen und Orte helfen in Datenbanken beispielsweise dabei, Hürden zu überwinden, die angesichts unterschiedlicher Schreibweisen und Ansetzungen entstehen. Ist einmal jeder genannten Person und jedem Ort eine eindeutige Identifikationsnummer (ID) zugewiesen, gewinnen die Recherchemöglichkeiten eine neue Qualität.

Immer mehr Archive befassen sich daher mit den Einsatzmöglichkeiten von Normdaten. Am 1. März 2024 startete das von den NFDI4Memory – Incubator Funds geförderte Projekt “Hands-on Normdaten!” der Generaldirektion der Staatlichen Archive Bayerns. Projektleitung und Projektdurchführung liegen beim Staatsarchiv Bamberg. Ziel ist es, anhand ausgewählter Findmittel des Staatsarchivs die Einbindung der Gemeinsamen Normdatei (GND) in den Erschließungsworkflow zu erproben. Mit der Übernahme der eindeutigen Identifikatoren aus der GND soll im Projekt die Auffindbarkeit und Nutzbarkeit der Archivalien für die Archivbenützerinnen und Archivbenützer verbessert werden – für die Wissenschaft ebenso wie für die Heimatforschung, die Familienforschung und alle weiteren Interessierten.

In drei Arbeitspaketen werden die Verzeichnungsdaten für ausgewählte Archivbestände auf die Verknüpfung mit der GND hin bearbeitet und am Ende des Projekts über das Archivportal-D zur Verfügung gestellt. Auf diese Weise sollen Strategien und Methoden (weiter)entwickelt werden, die dazu dienen können, den Einsatz von Normdaten in den Staatlichen Archiven Bayerns und in der gesamten Archivlandschaft weiter voranzubringen. Perspektivisch könnten die Ergebnisse auch in den geplanten Data Space von NFDI4Memory einfließen.

Das Projekt ist ein Kooperationsprojekt  mehrerer Projektpartner . Beteiligt sind neben der GND-Agentur der Bayerischen Staatsbibliothek die Professur für Digitale Geschichtswissenschaft der Otto-Friedrich-Universität Bamberg sowie das Institut für Fränkische Landesgeschichte der Universitäten Bamberg und Bayreuth.

Die Gemeinsame Normdatei (GND)

Die GND wurde von der Deutschen Nationalbibliothek, den deutschsprachigen Bibliotheksverbünden und der Zeitschriftendatenbank entwickelt (Hoinkis 2023, S. 27). Normdaten bieten eindeutige Sucheinstiege nach Entitäten, zum Beispiel nach Personen, Geografika, Körperschaften oder Sachbegriffen. So sollte beispielsweise eine Recherche nach “Konrad Adenauer” zu Treffern führen, die den ersten Bundeskanzler der Bundesrepublik Deutschland zum Gegenstand haben. Der Normdatensatz Konrad Adenauer (1876–1967) ist über den stabilen Bezeichner (DE-588)11850066X (GND-ID) eindeutig identifizierbar (vgl. Abbildung 1). Dieser Personennormsatz kann im Sinne von Linked Open Data mit weiteren Normdatensätzen verknüpft werden, die selbst wiederum eine GND-ID besitzen: mit weiteren Personen wie Familienmitgliedern, mit Berufs- und Tätigkeitsfeldern oder mit Organisationen und Werken, die zu ihm in Beziehung stehen. So entsteht innerhalb der GND ein Netzwerk, das möglichst viele Informationen zu Konrad Adenauer bereithält (vgl. Abbildung 2).

Mit dem Projekt “Hands-on Normdaten!” wollen die Staatlichen Archive Bayerns den großen Informationsschatz der Archive verstärkt vernetzt nutzbar machen. Die GND wird auf diese Weise erweitert und es werden  Brücken geschlagen zwischen Kulturgütern, Beständen und Forschungsdaten aus Bibliotheken, Museen, Landesdenkmalämtern, Universitäten und Archiven .

Ziele und Vorgehensweise des Projekts „Hands-on Normdaten!“

Ausgehend von typischen Erscheinungsformen archivischer Verzeichnungsinformationen hat  das Projekt drei Arbeitspakete. So enthält das erste Paket Verzeichungseinheiten mit bereits vorhandenen Registerdaten zu Personen und Orten, die anhand der vorhandenen GND-Schnittstelle in der internen Archivdatenbank (AFIS) sowie mithilfe der lobidGND-Schnittstelle in der Software OpenRefine mit der GND verknüpft werden. Anhand des zweiten Arbeitspakets wird geprüft, wie aus strukturiert vorliegenden Betreffsinformationen im AFIS systematisch und effizient Personen- und Ortsnamen extrahiert werden können, um sie anschließend mit der GND zu verknüpfen. Und schließlich widmet sich das Projekt im dritten Arbeitspaket der Herausforderung, dasselbe für unstrukturiert vorliegende Betreffsinformationen zu erproben – das sind klassische archivische Betreffe, in denen an beliebiger Stelle Personen und Orte genannt werden (vgl. Abbildung 3).

Ziel dieses aufeinander aufbauenden Dreiklangs ist  die Entwicklung eines Arbeitsprozesses für die systematische Verknüpfung von Verzeichnungsinformationen mit der GND. Im Sinne der Prozessorientierung wird dabei auch in den Blick genommen, wie die Methoden in die bestehenden Abläufe von der Neuerschließung über die Retrokonversion von Papierfindmitteln bis hin zur Nachqualifizierung von Erschließungsdaten integriert werden können. Dabei sollen zusätzliche Potentiale, aber auch Bedarfe für die Weiterentwicklung der bestehenden Verzeichnungs-Methoden und -Werkzeuge ermittelt werden. Das Projekt hat sich vorgenommen, diese Aufgabe communityorientiert, ressourceneffizient und kreativ zu bearbeiten.

Geprüft wird dabei auch, inwieweit sich die gewonnenen Erkenntnisse auf größere Datenmengen anwenden lassen. Anhand zu ermittelnder Kennzahlen soll eine Möglichkeit geschaffen werden, benötigte personelle Ressourcen für eine breitere Anwendung abzuschätzen. Nicht zuletzt ist  eine wichtige Aufgabe des Projekts , die aus dem Bibliothekswesen heraus aufgebaute GND auf archivische  Bedarfe hin zu befragen. Hier bestehen Abstimmungserfordernisse sowohl mit der GND-Community als auch mit weiteren Archiven. Zentrales Forum hierfür ist die Interessensgemeinschaft Archiv (IG Archiv).

Zusammenarbeit mit Projektpartnern

Den genauen Fahrplan des Projekts legten  die Projektbeteiligten bei einem Kick-off-Workshop fest (vgl. Abbildung 4). Dr. Christine Erfurth von der GND-Agentur der Bayerischen Staatsbibliothek schärfte den Blick für die Qualitätsanforderungen an Normdatensätze und zeigte gleichzeitig, wie die gemeinsame Arbeit aus Agentursicht umgesetzt werden kann. Prof. Dr. Werner Scheltjens von der Professur für Digitale Geschichtswissenschaft der Universität Bamberg und Prof. Dr. Martin Ott vom  Institut für Fränkische Landesgeschichte der Universitäten Bamberg und Bayreuth stellten in Impulsreferaten Überlegungen zu den Bedarfen der wissenschaftlichen Community bei der Nutzung der Archivbestände an. Dazu gehören insbesondere die eindeutige Identifizierung der Entitäten in den Findmitteln sowie eine breite Materialbasis für die Anwendung statistischer Methoden. Es zeigte sich, dass sich das Interesse der Forschenden stark auf tiefer erschlossene Bestände richtet, da hier eine umfangreiche Auswertung in Bezug auf unterschiedliche Fragestellungen möglich ist. Insofern liegt ein Mehrwert des Projektes auch darin, den Austausch zwischen Wissenschafts-Community und Archiven über die Schnittstellen zwischen Archiv und Forschung voranzubringen. Bei einer geplanten Lehrveranstaltung werden auch Studierende in das Projekt eingebunden.

Auswahl der archivischen Findmittel für das Projekt

Schließlich diente der Kick-off-Workshop auch dazu, gemeinsam die drei zu bearbeitenden Datensets festzulegen. Als Kriterien für die Auswahl ergaben  sich zum einen das aktuelle Interesse einer größeren Öffentlichkeit an den auszuwählenden Daten, etwa aufgrund von Jubiläen oder Gedenktagen, sowie zum anderen ein möglicher Beitrag zu laufenden Forschungsvorhaben. Nachdem sich 2025 das Ende des Zweiten Weltkriegs zum 80. Mal jähren wird, entschieden sich die Projektbeteiligten für eine Auswahl von Akten des Sondergerichts Bamberg (1933–1945) über Vergehen gegen die Kriegswirtschaftsverordnung von 1939 (vgl. Abbildung 5). Die Akten geben Auskunft über Personen, die aufgrund dieser Bestimmungen mit dem NS-Regime in Konflikt gerieten. Mit der Bearbeitung der Urkunden Kaiser Heinrichs II. (1002–1024) für das von ihm 1007 gegründete Bistum Bamberg knüpft das Projekt an das Heinrichsjubiläum an, das Stadt und Bistum 2024 anlässlich des tausendsten Todestages  feiern (vgl. Abbildung 6). Akten der Regierung von Oberfranken über Manufakturen und Fabriken im 19./20. Jahrhundert ergänzen das Projekt um eine Komponente zur  Industriegeschichte Oberfrankens , die das Projekt Industriekulturregion Nordbayern noch stärker sichtbar machen möchte (vgl. Abbildung 7).

Die Arbeitsschritte

Für die drei ausgewählten Datensets wird jeweils geprüft, wie und mit welchem Arbeitsaufwand Personen und Orte in den Verzeichnungseinheiten identifiziert und mit der GND verknüpft werden können, zum Beispiel mithilfe der Software OpenRefine (vgl. Abbildung 8). Bisher fehlende Personennormdatensätze in der GND wurden über das GND-Webformular in enger Begleitung durch die GND-Agentur der Bayerischen Staatsbibliothek neu angelegt und anschließend verknüpft. Neuaufnahmen von Normdatensätzen für Orte, Körperschaften und Sachbegriffe übernahm die GND-Agentur selbst. Inzwischen schreitet die Datenbearbeitung voran.

„Hands-on Normdaten!“ als Beitrag zu NFDI4Memory

Möglich wurde das Projekt durch die Förderung von NFDI4Memory, dem Konsortium für die historisch arbeitenden Disziplinen unter dem Dach der Nationalen Forschungsdateninfrastruktur (NFDI). Ziel der NFDI ist es, Datenbestände von Wissenschaft und Forschung für das gesamte deutsche Wissenschaftssystem gemäß der FAIR-Prinzipien zu erschließen, zu vernetzen und sie nachhaltig nutzbar zu machen – sie also noch besser auffindbar (Findable), zugänglich (Accessible), weiterverarbeitbar (Interoperable) und wiederverwendbar (Reusable) zu machen. Im Rahmen der „Incubator Funds“ (vgl. Abbildung 9) werden innovative und experimentelle Projektideen unterstützt, die das Arbeitsprogramm von NFDI4Memory erweitern und es an die Bedarfe der Community anpassen. „Hands-on Normdaten!“ ist eines von insgesamt sieben Vorhaben, die in der ersten Runde unter insgesamt 50 eingereichten Anträgen ausgewählt wurden.

Als Teil von NFDI4Memory wollen wir die Erkenntnisse und Erfahrungen aus dem Projekt mit Interessierten aus der Community teilen, diskutieren und sie auch mit den Ergebnissen anderer Projekt in Verbindung bringen, etwa jenen aus dem Projekt GND4C (Landesarchiv Baden-Württemberg). Nach einer ersten öffentlichen Projektpräsentation beim Incubator Lunch Break wird beim 2. Community Forum in Halle an der Saale am 18.09.2024 sowie bei der ersten 4Memory-Summer-School (24.–26.09.2024) im September in Stuttgart Gelegenheit zum Austausch und zur Diskussion bestehen. Gegen Jahresende 2024 findet dann der öffentliche Abschlussworkshop des Projektes am Staatsarchiv Bamberg statt. So soll zur Entwicklung eines Instrumentariums beigetragen werden, das Archive künftig regelhaft anwenden können, um die Informationsschätze noch besser zugänglich zu machen.

Autoren: Dr. des. Johannes Haslauer / Maximilian Stimpert, M.A.

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Literatur:

Till Bodden: Pilotprojekt zur Normdatenerfassung im Landesarchiv NRW. DFG-Projekt zur Indizierung der Findmittel der Territorialarchive Geldern und Moers, in: ARCHIV. theorie und praxis 77 (2024), 74f.

David Gniffke/Rouven Pons: Genormte Bühnenstars. Versuch zur manuellen Anreicherung mit Personennormdaten an Darmstädter Theaterbeständen, in: Archivnachrichten aus Hessen 23, Heft 1 (2023), S. 76–80.

Gudrun Hoinkis: Wie kommt die GND (Gemeinsame Normdatei) ins Archiv? Nutzung von Personennormdaten für die archivische Erschließung, Birkenwerder 2023.

Stefan Aumann/Peter Sandner: Normdaten im Hessischen Landesarchiv. Erprobung von Verfahren zur Anreichung der Erschließungsdaten in Arcinsys, in: Archivnachrichten aus Hessen 21, Heft 2 (2021), S. 104–107.

GND für Kulturdaten (GND4C), Projektwiki, online verfügbar unter: https://wiki.dnb.de/pages/viewpage.action?pageId=134055796 (eingesehen am: 24.06.2024)

„Vom Suchen und Finden“: Kostenfreies PDF-Dokument der Deutschen Nationalbibliothek. Der Text erklärt, wie man mittels der Verwendung von Normdaten seine Suchergebnisse nach Literatur und Daten verbessern kann.  https://wiki.dnb.de/pages/viewpage.action?pageId=322908025 (eingesehen am: 24.06.2024)

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